Administrative staff được hiểu là nhân viên hành chính văn phòng. Nhân viên làm công việc này thường có nhiệm vụ quản lý các hồ sơ, ký giấy tờ và sắp xếp công việc trong công ty. Nhiều người cho rằng đây là một công việc nhàn hạ và đơn giản, nhưng thực tế, nhân viên hành chính văn phòng phải làm rất nhiều việc và bao quát cả công ty. Hãy cùng tham khảo bài viết này và tìm hiểu xem nhân viên văn phòng sẽ đảm nhận những công việc gì nhé!
Quản lý hồ sơ công ty
Quản lý hồ sơ là công việc mà bất kỳ nhân viên hành chính nào cũng phải đảm nhận. Đây là công việc đòi hỏi bạn phải có sự kỹ lưỡng và cẩn thận đối với những giấy tờ quan trọng của công ty. Bên cạnh đó, bạn sẽ là người tiếp nhận các văn bản và ký trong thẩm quyền của bạn, đồng thời lưu trữ các dữ liệu cần thiết cho công ty.
Việc theo dõi nề nếp và thực hiện nội quy của trong công ty cũng do nhân viên hành chính đảm nhận. Theo đó, bạn cũng giải quyết những tình trạng cá nhân của nhân viên: ốm đau, bệnh tật, nghỉ việc, thai sản…
Quản lý các tài sản và trang thiết bị
Nhân viên hành chính có trách nhiệm trong việc quản lý cơ sở vật chất và trang thiết bị trong công ty. Bạn là người đưa ra bản kê khai thay đổi hoặc mua mới những vật dụng cần thiết trong công việc. Đối với những trang thiết bị hỏng hóc, bạn phải nhanh chóng lên kế hoạch sửa chữa và thay đổi khi cần thiết. Bên cạnh đó, nhân viên hành chính sẽ có trách nhiệm trong việc lên kế hoạch bảo trì tài sản và thiết bị định kỳ. Đồng thời giúp nhân viên đề nghị lên cấp trên việc cung cấp những thiết bị hỗ trợ để làm việc hiệu quả hơn.
Quản lý hồ sơ nhân sự
Đối với những công ty không có một phòng ban nhân sự riêng biệt, nhân viên hành chính sẽ đảm nhận luôn công việc tuyển dụng. Một số những việc: lên kế hoạch tuyển dụng, quản lý hồ sơ ứng viên, sắp xếp buổi phỏng vấn và tổ chức ký kết hợp đồng lao động. Hơn thế nữa, bạn sẽ phải quản lý các giấy tờ nhân sự theo các quy định của pháp luật.
Nhân viên hành chính sẽ là người cập nhật tình hình nhân sự hàng tuần, hàng tháng cho lãnh đạo biết. Đơn cử như việc nhân viên đi trễ bao nhiêu lần, nghỉ bao nhiêu ngày… Để làm tốt công việc này, trước hết bạn cần là một nhân viên tốt và luôn thực đầy đủ các quy định của công ty.
Quản lý công tác lễ tân
Nhân viên hành chính có thể đảm nhận luôn công việc lễ tân, như: chuẩn bị phòng họp, sắp xếp giờ họp cho công ty và đối tác, chuẩn bị tài liệu, nước uống…cho các cuộc họp trong công ty. Bên cạnh đó, có thể hỗ trợ in các giấy tờ và thủ tục cần thiết cho cấp trên.
Đôi khi, công việc gọi điện với đối tác, đón tiếp khách hàng quan trọng cho lãnh đạo cũng là công việc mà nhân viên văn phòng phải làm. Để làm tốt công việc này, bạn cần phải có một kỹ năng giao tiếp khéo léo và một sự khoa học trong việc sắp xếp các cuộc họp cho công ty.
Quản lý lương thưởng hàng tháng
Trong một số công ty vừa và nhỏ, nhân viên hành chính sẽ là người trực tiếp chấm công và tính lương cho nhân viên. Bạn là người lên các bảng lương hàng tháng cho nhân viên và đưa lãnh đạo phê duyệt. Hơn thế nữa, bạn cũng có thể phối hợp với bộ phận kế toán để chi trả lương cho nhân viên.
Để làm được công việc này, đòi hỏi bạn phải là một người cẩn trọng trong mọi việc, vì việc sai sót trong tính lương thưởng sẽ dẫn đến những rủi ro rất lớn. Chẳng hạn một số lỗi sai dẫn đến nhân viên nhận được mức lương thấp hơn , họ sẽ không hài lòng và trình báo với cấp trên.
Nhân viên hành chính là một người đảm nhận khá nhiều việc trong công ty. Mỗi công việc cụ thể bạn cần có những kỹ năng nhất định để hoàn thành tốt công việc được giao. Thực tế, công việc văn phòng ngày nay không hề đơn giản, nếu bạn yêu thích công việc này, thì hãy cố gắng trau dồi kỹ năng và kiến thức cần thiết cho mình. Và đừng quên hãy luôn có một tinh thần trách nhiệm khi làm bất cứ công việc nào.